Zo verbeter je de Digitale communicatie

Communicatie is waar digitale middelen uiteindelijk op neerkomen. Digitale producten zijn een middel om met jouw klanten te communiceren. En de mogelijkheden van digitale communicatie zijn oneindig.

Wij hebben voor organisaties als NLE (De Nederlandse Energie Maatschappij), Yource en ETQ de Digitale Communicatie op een hoger niveau getrokken.

In dit hoofdstuk kijken we naar zowel de interne als de externe communicatie. Interne communicatie is belangrijk om ervoor te zorgen dat het team de juiste push vanuit de organisatie krijgt.

#27 Kies een communicatietool

De komst van alle nieuwe communicatietools is zowel een zegen als een valkuil. Het terugvinden van besproken zaken wanneer je meerdere tools gebruikt is altijd lastig. Wij adviseren voor intern gebruik en bij intensief klant- of partnercontact altijd 1 vaste tool te gebruiken die koppelbaar en eenvoudig is. Je kan hierbij denken aan Slack of Telegram. Voor extern gebruik blijft e-mail the way to go. Discussie is dan lastiger, maar dit zal dan in meetings gedaan moeten worden. Zie de volgende tip voor het documenteren van meetings.

Geen overgangsperioden, geen gefaseerde uitrol, geen testperioden. In 1 keer.

Het introduceren van een communicatietool werkt alleen wanneer dit integraal wordt geïntroduceerd. Geen overgangsperioden, geen gefaseerde uitrol, geen testperioden. In 1 keer. Want zo lang als er meer dan 1 communicatietool is, zal de oude tool altijd prevaleren en zullen mensen die gaan gebruiken ten koste van de nieuwe (betere) tool. Daardoor wordt in de test twee tools gebruikt en zal dit nooit gaan leiden tot een positief resultaat. Zorg desnoods voor trainingen, een workshop of een introductiedag, maar ga in 1 keer over.

Een aantal opties:

• Slack
• Telegram
• Microsoft Teams (Skype)
• Whatsapp

#28 Kies 1 tool om te documenteren

Effectieve samenwerking vergt documentatie. Wie heeft wat, wanneer en waarom gedaan. Wat is er geleerd uit verschillende experimenten? Hoe ziet de doelgroep eruit? Goede documentatie voorkomt dubbel werk en vergroot effectiviteit, consistentie en de mogelijkheid om samen te werken aan hetzelfde onderwerp. Er zijn ontelbaar mogelijkheden om te documenteren. Wij adviseren een tool te kiezen die koppelt met jouw communicatie- en projectmanagement tool, jouw type documentatie overzichtelijk op kan slaan en past bij jouw teamomvang.

Een aantal opties:

• Notion
• Confluence
• Google Docs
• Word-documenten op een gedeelde locatie

#29 Communiceer met stakeholders

Stakeholdermanagement is één van de redenen waarom de digitale groei afremt of zelfs tot stilstand komt. Het Digitale Team weet vaak heel goed waaraan wordt gewerkt en waarom. Het overbrengen van dit belang op stakeholders blijkt vaak een sta in de weg te zijn.

Stakeholders hebben niet dezelfde context als het Digitale Team, of zijn sceptisch ten aanzien van de digitale ontwikkeling. Het is daarom van belang om direct de stakeholders van context te voorzien.

Een van de manieren waarop je dit kunt doen is door periodiek met hen te communiceren. Als je gebruik maakt van de SCRUM-methodiek is de Sprint Review (Demo) een perfect moment. Maak je hier nog geen gebruik van, dan is het aan te raden om minimaal iedere 2 weken je belangrijkste stakeholders van een (digitale) update te voorzien.

Zorg bij deze periodieke update voor cijfers en achtergrond informatie

Zorg bij deze periodieke update voor cijfers en achtergrond informatie. Laat zien waar het team aan werkt, wat er opgeleverd is en wat de uitdagingen zijn.

#30 Experimenteer met advertentieteksten

Een stuk communicatie dat veel mensen van jouw organisatie zullen zien, zijn jouw advertentieteksten. Deze zijn niet alleen van belang voor de merknaamsbekendheid van jouw merk, maar ook voor de effectiviteit van jouw campagnes.

Heb je jouw doelgroep op orde, begin dan met experimenteren met advertentieteksten

Heb je jouw doelgroep op orde, begin dan met het experimenteren met advertentieteksten. Experimenteer met verschillende boodschappen, beelden, USPs en CTAs. Zorg dat je tests altijd in A/B-format test, dus tegelijkertijd op dezelfde doelgroep en analyseer de verschillende resultaten.

#31 Maak geautomatiseerde emails

Veel organisaties bieden in hun online omgevingen een mogelijkheid om je in te schrijven op een nieuwsbrief. Het is echter een gemiste kans om dit niet direct op te volgen.

Wanneer je al een tijdje met een nieuwsbrief werkt, heb je waarschijnlijk al een aantal hele goede mails verstuurd. Mails die veel zijn geopend, gelezen en waar op is geklikt. Soms zijn deze mails op het moment van verzenden actueel en later niet meer. Maar, er zijn vast ook goed presterende mails die ook nu actueel zijn.

Zorg voor een standaard automation als klanten zich inschrijven op jouw nieuwsbrief

Iemand die zich inschrijft op jouw nieuwsbrief heeft deze mails nog niet gezien. Zorg daarom voor een standaard automation als klanten zich inschrijven op jouw nieuwsbrief waarin je deze top-mails stuurt. Het is aan te raden om te beginnen met een 'welkom' mail en vervolgens deze top-mails erachteraan te sturen.

#32 Communiceer niet alleen commercieel

Uiteraard is het verleidelijk om jouw klanten veel commerciële mails te sturen, want iedere mail levert weer een paar extra verkopen op. Toch kun je beter afwisselen met andere boodschappen. Waarom? Omdat het meest intieme kanaal wat je met je klant hebt, ook een afbreukrisico kent.

Stuur je te vaak commerciële mails, dan zal de effectiviteit daar over tijd van afnemen

Stuur je te vaak commerciële mails, dan zal de effectiviteit daar over tijd van afnemen. Je zal zien dat meer mensen zich uitschrijven en je mails niet meer openen.

Je zorgt ervoor dat mensen die je nieuwsbrief ontvangen je voornamelijk waarderen om je aanbiedingen. Jouw kortingen. Niet jouw dienst of jouw product. En al helemaal niet wie jij bent als organisatie. Terwijl dit juist belangrijk is voor de continuïteit.

Wij zorgen daarom altijd voor 3 lagen aan communicatie. Daarvoor gebruiken we de eenvoudige Golden Circle van Simon Sinek. Communiceer over Waarom je doet wat je doet, Hoe je dat doet en als pas als laatste Wat je doet.

Dit zorgt ervoor dat nieuwsbrieflezers daadwerkelijk met je mee gaan leven. Een band met je op gaan bouwen.