Digital Structure for Innovation

Anders dan andere afdelingen binnen het bedrijf heeft het Digital team veel flexibiliteit nodig. Nieuwe dingen leiden tot nieuwe inzichten, waardoor je soms van koers moet veranderen. Om deze flexibiliteit te waarborgen is een passend proces van belang. Want structuur zorgt uiteindelijk voor resultaat, een Digital Structure for Innovation.

Wij hebben digitale structuur voor innovatie opgezet voor merken als NLE (Nederlandse Energie Maatschappij), Yource en ETQ.

#11 Werk SCRUM of Kanban

Deze twee werkprocessen passen er goed bij een Digital team, want ze zorgen voor flexibiliteit. In het kort is SCRUM een methodiek waarbij iedere periode (bijv. 2 weken) een met het team afgesproken hoeveelheid werk opgepakt wordt. Kanban is een systeem waarbij je constant vanuit 1 lijst van wensen werkt en iedere keer als een taak klaar is de volgende pakt. Het ligt aan de werkzaamheden van het team welke vorm het beste past.

#12 Evalueer

Bij SCRUM noemen we het evaluatie-moment de Retrospective. Voor het vormen van een Digitaal team is dit van groot belang. Directe feedback en een open gesprek zorgen voor begrip en verbeteringen. Daarnaast zorgt het periodiek evalueren voor een constante focus op wat beter kan. De kans dat een zorg of irritatie heel lang blijft hangen en steeds groter wordt, is met het periodiek doen van retrospectives sterk verkleind.

Directe feedback en een open gesprek zorgen voor begrip en verbeteringen

#13 Multifunctionele backlog

SCRUM en Kanban werken allebei op basis van een backlog. Waar je vaak ziet dat een backlog bestaat uit alleen maar taken voor IT-ers, Marketeers of Designers raden wij aan om deze backlog multifunctioneel te maken. Dit zorgt ervoor dat het team zich meer gezamenlijk verantwoordelijk voelt. Daarnaast faciliteert de multifunctionele backlog het samenwerken van data, creativiteit en techniek waardoor synergie optreed.

#14 Backlog bepaalt uitbreiding

We zien het te vaak gebeuren dat bedrijven mensen aannemen, omdat men denkt die kwaliteiten nodig te hebben, terwijl daar niet de grootste hoeveelheid werk ligt. De oplossing is het vullen van de backlog. Zet er alles op dat je wilt gaan ondernemen en prioriteer op basis van de effort-gain-matrix. Vervolgens werk je de belangrijkste wensen uit naar user-story`s en geef je daarbij aan hoeveel werk een bepaalde discipline hieraan heeft. Als je slimme projectmanagement software gebruikt zul je snel overzicht krijgen van waar nu precies écht behoefte aan is.

Als je slimme projectmanagement software gebruikt zul je snel overzicht krijgen van waar nu precies écht behoefte aan is

Dit alles doe je om te voorkomen dat je mensen aanneemt waar geen of weinig werk voor is. Dit frustreert het proces naar een succesvol digitaal team en kost ook nog eens een heleboel geld.

#15 Backlog voor overzicht

Zorg voor handige filters in je backlog zodat je overzicht bewaart. Wij werken standaard met filters op discipline, recency, component en project. De discipline filter gaat over welke specialist een bepaalde taak op moet pakken. Recency over de oudheid van de taak. Component over het onderdeel waar de taak op plaats moet vinden. Project over het overkoepelende verhaal waar de taak onderdeel van uit maakt. Door deze filters kunnen ook rapportages makkelijk worden opgezet.

#16 Tweewekelijkse cyclus

Om grip te krijgen op en ritme te krijgen in jouw digitale groei is het goed om in een vaste cyclus te werken. Afhankelijk van de teamgrootte en intensiteit van de samenwerking kan worden gekozen hoe lang deze cyclus duurt. Wij hebben gemerkt dat twee weken voor heel veel organisaties het optimum is. Voel je vrij om een andere termijn te kiezen, maar zorg in ieder geval voor vastigheid. Deze cyclus noemen we een sprint.

#17 Prioriteitsverantwoordelijke

Gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid. Zorg dat het team inspraak heeft, stakeholders gehoord worden, maar dat er 1 persoon verantwoordelijk is voor de prioritering. De zogeheten Product Owner. Dit voorkomt eeuwig afstemmen en wisselende strategieën.

#18 Procesverantwoordelijke

Het proces is de sleutel tot succes. Wij zeggen: “Growth is a process”. Met proces bedoelen we de samenwerking van het team. Uiteraard is het doel heilig en niet het proces, maar we weten dat vasthouden aan een proces zorgt voor het halen van meer doelen. In de SCRUM werkwijze is er één iemand verantwoordelijk voor het bewaken van dit proces, de zogeheten SCRUM-master. Deze persoon ziet toe op het groepsproces en werkt obstakels van het team weg.

#19 Kleine sprints

Bij de start van de samenwerking is een minder ambitieuze sprint die gehaald wordt beter dan een te ambitieuze die niet gehaald wordt. Afgeronde sprints zijn één van de belangrijkste resultaten voor het team. Door sprints aan het begin af te ronden wordt de toon gezet. Wanneer je keer op keer sprints haalt wordt dit de standaard. Hierdoor wordt werk beter te prognosticeren en gaat de moraal omhoog.

#20 Projectmanagementtool

Om multifunctioneel en gestructureerd naar groei te werken is een projectmanagementtool onmisbaar. Deze tools zijn erin gespecialiseerd om jou overzichtelijk weer te geven wat het team nog moet doen, waar het team mee bezig is en wat het team heeft afgerond. Je kan hierbij denken aan:

• Jira
• Asana
• Trello
• Monday

Wij adviseren een tool te kiezen die past bij jouw documentatie- en communicatie-tool. Daarnaast is het belangrijk dat de tool aansluit bij de functies waar jouw team behoefte aan heeft. Uit onze ervaring blijkt dat je vaak beter een tool kunt kiezen die niet helemaal aansluit bij de functies die je nodig hebt, dan één die veel meer biedt dan je nodig hebt. Extra complexiteit maakt de tools vaak onoverzichtelijk en ingewikkelder in gebruik. En dat mensen het gebruiken is het meest belangrijk, kies dus voor gebruiksgemak boven functionaliteit.

#21 Experimenteer gestructureerd

Experimenteren betekent niet ‘rommelen’. Het betekent gestructureerd naar resultaat toe werken. Goed gestructureerd testen doe je vanuit een backlog die geprioriteerd is en met experimentcards. De bovenste test is de eerste test die je oppakt. Je werkt de tests uit aan de hand van experimentcards.

Zorg dat tests geen invloed op elkaar hebben, dit kan leiden tot verkeerde conclusies. Wat ook tot verkeerde conclusies kan leiden is een test waarin meerdere onderdelen tegelijk getest worden. Zorg dat je zoveel mogelijk geïsoleerde tests maakt. Test eerst het kanaal, dan de doelgroep, dan de landingspagina en dan de advertentie.